Órganos de Apoyo

 

Secretaría de Facultad

La Secretaría de Facultad es responsable de brindar apoyo directo a los órganos de gobierno.

Secretario

tjorquiera

Dra. Tamara Jorquiera Johnson
Secretaria de Facultad

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Anexo 181

Funciones Generales

  1. Organizar, dirigir y custodiar el archivo de la documentación de la Facultad.
  2. Procesar la correspondencia y documentación clasificada de la Secretaría de la Facultad y el Decanato, con las medidas de seguridad correspondiente.
  3. Brindar servicio de consulta a docentes, alumnos y personal administrativo.
  4. Firmar, conjuntamente con el Decano, los documentos oficiales de la Facultad.
  5. Actuar como fedatario de la Facultad.
  6. Actuar como secretario del Consejo de Facultad.
  7. Otras que le asigne el Decano

Funciones Específicas

  1. Formular Resoluciones Decanales, directivas, normas y demás documentos relacionados con el cumplimiento de los acuerdos adoptados por el Consejo de Facultad y las funciones del decanato.
  2. Refrendar, autenticar y/o certificar los documentos oficiales expedidos por la Facultad.
  3. Revisar agendas, actas, acuerdos, resoluciones y demás dispositivos para su aprobación o gestión por el Decano ante el Consejo Universitario.
  4. Coordinar permanentemente, con la Oficina de Grados y Títulos y la de Registros Académicos de la Facultad, para la remisión oportuna de los diplomas de Grados y Títulos otorgados y la documentación de sustento a la Oficina de Grados y Títulos del Rectorado.
  5. Coordinar los requerimientos relacionados con la convocatoria y ejecución de las sesiones y/o reuniones del Consejo de Facultad o del Decano.
  6. Apoyar con la información necesaria y participar en la formulación, ejecución y evaluación de los planes, memorias y presupuestos anuales.
  7. Coordinar con las otras dependencias de la universidad en asuntos relacionados con las funciones de la Secretaría de Facultad.
  8. Las demás funciones que le asigne el Consejo de Facultad, el Decano y las que por su naturaleza le correspondan.

Biblioteca FMH

La Biblioteca de la Facultad es el órgano encargado de gestionar los recursos documentales impresos y virtuales, destinados al estudio, la docencia, la investigación y formación continua de la comunidad universitaria, en el ámbito de las disciplinas que cultiva, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Biblioteca Central de la Universidad.

Funciones Generales

  1. Garantizar el acceso de los usuarios a la documentación disponible, para lo cual gestiona fondos documentales propios.
  2. Gestionar la actualización permanente de los fondos documentales propios.
  3. Facilitar el acceso de los usuarios a la información contenida en otras bibliotecas y para lo cual realiza las coordinaciones necesarias con otras instituciones nacionales, extranjeras e internacionales.
  4. Informar a los usuarios sobre el régimen de acceso a sus servicios.
  5. Garantizar la calidad del servicio al usuario.
  6. Otras competencias que le asigne el Decano.

Funciones Específicas

  1. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Biblioteca.
  2. Elaborar y elevar para su aprobación al decano el plan operativo anual de la Biblioteca.
  3. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de la Biblioteca
  4. Garantizar la difusión y el uso de los servicios y colecciones con que cuenta la Biblioteca.
  5. Coordinar el desarrollo de habilidades informativas para docentes y alumnos mediante capacitaciones.
  6. Evaluar y solicitar la adquisición de material bibliográfico acorde con las necesidades de los usuarios.
  7. Custodiar, procesar, supervisar y controlar el ingreso y salida de material bibliográfico y documental de la biblioteca
  8. Seleccionar el material bibliográfico que será ingresado al catálogo.
  9. Realizar el control de calidad del registro de los materiales procesados.
  10. Catalogar, clasificar e indizar el material bibliográfico empleando las normas internacionales.
  11. Formular el cuadro de necesidades de materiales.
  12. Preparar reportes e informes sobre los servicios y actividades de la biblioteca.
  13. Establecer canje de publicaciones editadas por la Facultad con otras bibliotecas en coordinación con el Departamento de Investigación.
  14. Proponer la capacitación del personal de la biblioteca.
  15. Presentar, evaluar y ejecutar los nuevos planes y proyectos de la biblioteca.
  16. Delegar funciones y atribuciones que no sean privativas al cargo de encargado de la Biblioteca.
  17. Otras funciones que se desprendan de su naturaleza y las que les confiera el Decano.

Oficina de Administración

La Oficina de Administración es el órgano de apoyo encargado del soporte administrativo a la Facultad.

Encargado

castro

Mg. Lic. Milagro Castro Castro
Jefa de la Oficina de Administración

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Anexo 132

Funciones Generales

  1. Planificar, organizar y dirigir las actividades financieras, logísticas y de recursos humanos de la facultad.
  2. Supervisar la administración de los recursos humanos, materiales y económicos, asignados a la facultad.
  3. Tramitar la documentación para las adquisiciones y contratos.
  4. Supervisar y controlar las actividades de terceros que presten servicios a la facultad.
  5. Otras de su competencia que le asigne el decanato

Funciones Específicas

  1. Formular y proponer el presupuesto anual de bienes y servicios de la Facultad,
  2. Organizar y supervisar la provisión y atención de los recursos económicos, financieros, materiales y los servicios que requieran los órganos de la Facultad.
  3. Organizar y supervisar la conservación del patrimonio y la actualización del inventario de bienes, muebles, equipos, maquinarias y otros de la Facultad.
  4. Coordinar permanentemente con la Dirección General de Administración y las oficinas que lo conforman en lo referente a las actividades administrativas.
  5. Elaborar informes técnicos de gestión y elevarlo al Decano para su trámite ante la Dirección General de Administración.
  6. Supervisar el cumplimiento y trámite de contratos del personal docente y administrativo, así como el cuadro de horas
  7. Organizar y supervisar la elaboración del rol vacacional del personal docente y no docente
  8. Controlar el cumplimiento del goce físico vacacional del personal docente y no docente
  9. Custodiar el libro de registro de goce vacacional del personal docente.
  10. Supervisar y controlar la rendición de entregas con cargo a rendir cuenta y caja chica
  11. Las demás funciones que le asigne el Decano y las que por su naturaleza le correspondan.

Unidades

  1. Unidad de Logística
  2. Unidad de Tesorería
  3. Unidad de Recursos Humanos

Oficina de Bienestar Universitario

La Oficina de Bienestar Universitario es el órgano de apoyo que brinda a los miembros de la Facultad, programas y servicios básicos de salud, bienestar y recreación.

Funciones Generales

  1. Evaluar la situación socioeconómica de los estudiantes.
  2. Gestionar becas de estudio y otras subvenciones, para los estudiantes de la Facultad.
  3. Gestionar los programas de salud de estudiantes, docentes y personal administrativo de la Facultad.
  4. Promover y organizar actividades culturales, artísticas y deportivas.
  5. Otras de su competencia que le asigne el Decano.

Funciones Específicas

  1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de asistencia y servicio social, culturales, artísticas, de recreación y deporte.
  2. Desarrollar estudios socio - económicos del personal y del estudiantado de la Facultad.
  3. Formular y elevar el Plan Operativo y el cronograma de Actividades al Decano.
  4. Supervisar las actividades o servicios que conduzca la oficina.
  5. Evaluar e informar periódicamente el cumplimiento del plan de trabajo y Calendario de Actividades al Decano de la Facultad.
  6. Evaluar y calificar los expedientes de becas, medias becas, convenios, reconsideraciones de escala y otros beneficios que solicitan los estudiantes de Pre y Posgrado.
  7. Cumplir en forma oportuna y dentro de los plazos previstos con el cronograma de otorgamiento de beneficios para emisión de recibos
  8. Las demás funciones que le asigne el decano y las que por su naturaleza le correspondan.

Oficina de Registros Académicos

La Oficina de Registro Académicos es el órgano de apoyo, responsable de administrar la información académica, en coordinación con los órganos de línea de la Facultad.

Jefa de la Oficina

soledad

Mag. Soledad Naranjo Becerra
Jefa de la Oficina de Registros Académicos

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Anexo 135

Funciones Generales

  1. Registrar, administrar y resguardar la información académica.
  2. Dirigir y supervisar los procedimientos de matrícula.
  3. Proporcionar la información que se requiera para el cumplimiento de las funciones de otros órganos de la Facultad.
  4. Otras de su competencia que le asigne el Decano 

Funciones Específicas

  1. Dirigir el proceso técnico del registro académico de los estudiantes.
  2. Planificar, organizar, ejecutar y controlar el Proceso de Matricula de los alumnos de la Facultad.
  3. Emitir y remitir listado de alumnos matriculados a las diferentes dependencias de la facultad en forma oportuna.
  4. Coordinar, controlar y verificar el cumplimiento de las evaluaciones durante el semestre académicos, cerrar el semestre académico y aperturar el proceso de matrícula del siguiente semestre.
  5. Otorgar constancias de matrícula, reservas, subsanación de egresado y otros que sean de su competencia.
  6. Proveer información para la categorización, recategorización y otorgamiento de becas y otros beneficios que les alcance a los estudiantes.
  7. Mantener actualizado los archivos registrales.
  8. Conducir el proceso de emisión, llenado y registro de las actas de notas al cierre de cada actividad académica.
  9. Coordinar con la unidad de tesorería la emisión de los recibos de matrícula.
  10. Gestionar y distribuir los carnets universitarios.
  11. Efectuar análisis y estadísticas de la situación estudiantil, así como de su evaluación académica.
  12. Presentar al Decanato los resultados de las evaluaciones del rendimiento académico.
  13. Las demás funciones que le asigne el Decano en el ámbito de su competencia.

Unidad de Acreditación y Calidad

La Unidad de Acreditación y Calidad (UAC) es un órgano de coordinación y apoyo al Decanato, en materia de acreditación y gestión de la calidad.

Funciones Generales

  1. Adecuar y proponer al Decano, el Manual de Calidad y los procedimientos del SGC, para la facultad, alineados con los documentos del SGC de la Universidad
  2. Gestionar el SGC de la Universidad, en lo que concierne a la Facultad.
  3. Planificar , organizar y conducir el proceso de autoevaluación y acreditación de las diferentes escuelas y programas.
  4. En el caso de acreditación internacional, proponer las agencias acreditadoras que cumplan con las políticas universitarias de calidad, así como con los requisitos para que su acreditación sea reconocida por el SINEACE.
  5. Organizar el proceso de evaluación externa en lo que compete a la Facultad.
  6. Elaborar y proponer, en coordinación con los órganos correspondientes, las acciones y planes de mejora, que sean necesarios para cumplir con los procedimientos, estándares y criterios de las agencias acreditadoras y SGC.
  7. Evaluar la implementación de las acciones y planes de mejora que sean necesarios para cumplir con los procedimientos, estándares y criterios de las agencias acreditadoras y SGC.
  8. Planificar , organizar y conducir los siguientes procesos:
    • Evaluación del desempeño docente en lo que compete a las encuestas de los estudiantes.
    • Evaluación de la calidad de los servicios académicos y administrativos.
    • Otras evaluaciones que sean necesarias por el SGC o os procesos de acreditación nacionales o internacionales.
  9. Participar en la evaluación del cumplimiento del plan estratégico y operativo anual de funcionamiento de la facultad, de la forma como se establezca en cada unidad académica.
  10. Participar en la supervisión y evaluación de otros procesos o algunos de sus componentes, de acuerdo con lo que se establece en los procedimientos del SGC.
  11. El jefe de la Unidad de Acreditación y Calidad realiza las funciones de coordinador de calidad en su Unidad Académica.
  12. Otras que le encargue el Decano.

Unidad de Informática

La Unidad de Informática es el órgano de apoyo encargado de brindar servicios informáticos a las diferentes dependencias de la Facultad.

Jefe de la Unidad

jefe

Ing. Aníbal Ramirez Zapata
Jefe de la Unidad de Informática

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Anexo 133

Funciones Generales

  1. Gestionar y desarrollar los servicios y sistemas informáticos de la Facultad.
  2. Administrar la página web de la Facultad.
  3. Brindar soporte informático a las unidades académicas y administrativas que lo requieran.
  4. Otras de su competencia que le asigne el Decano

Funciones Específicas

  1. Coordinar con las diferentes dependencias de la facultad la atención a los requerimientos de soporte informático que necesiten.
  2. Supervisar la continuidad de los servicios informáticos requeridos por la facultad como la operatividad de: equipamiento informático, sistemas o aplicaciones e infraestructura de datos.
  3. Elaborar y elevar, para su aprobación, el plan operativo de la unidad.
  4. Establecer los mecanismos de seguridad para el acceso y respaldo de la información y planes de contingencia frente a eventualidades.
  5. Coordinar con el Comité de Gestión de la Información la publicación y/o actualización en el sitio web de la facultad.
  6. Promover la especialización y desarrollo profesional del personal a su cargo, en las diferentes herramientas tecnológicas.
  7. Supervisar la entrega de información electrónica registrada en la Unidad de Informática y/o bajo custodia, de acuerdo a las normas legales vigentes.
  8. Otras funciones que le asigne el decano en el ámbito de su competencia.

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